Office
Couche : Tactique | PDCA : Check & Act | Duree : 2-3 heures | Frequence : Mensuelle
Participants : Project Leader, Progress Leader, Sponsors, Responsables financiers
L'Office collecte toutes les opportunites d'amelioration a potentiel de capture de valeur dans l'ensemble de l'organisation et prend les decisions de priorisation. C'est le lieu ou le portefeuille de transformation est activement gere.
Entrees
- Opportunites d'amelioration issues de tous les Debriefings Team (T2.3)
- Disponibilite et contraintes actuelles des ressources
- Estimations de capture de valeur issues des Stories et des Circles
Sorties
- Portefeuille d'amelioration priorise
- Decisions d'allocation des ressources
- Priorites ajustees reinjectees aux equipes (T2.4)
Principes cles
- La priorisation est basee sur l'impact et l'alignement strategique, pas sur celui qui parle le plus fort
- Chaque opportunite doit avoir une estimation de capture de valeur avant d'entrer en competition pour les ressources
- Le portefeuille est un document vivant -- revu mensuellement, pas annuellement
Etapes PDCA
| Etape | PDCA | Description |
|---|---|---|
| S2.1 | Check | Toutes les opportunites d'amelioration a potentiel de capture de valeur sont collectees et suivies entre les equipes |
| S2.2 | Act | Les ameliorations a plus fort impact sont priorisees et le portefeuille de transformation est ajuste |
Connexions
- Debriefing vers Office (T2.3 → S2.1) -- Les opportunites du Debriefing alimentent l'Office
- Office vers Debriefing (S2.2 → T2.4) -- Les ameliorations priorisees reviennent aux equipes
Anti-pattern : Le cimetiere des bonnes idees
L'Office collecte les opportunites d'amelioration mais ne les priorise jamais de maniere decisive. Les opportunites s'accumulent dans le Funnel sans progresser. Les equipes soumettent des idees qui disparaissent dans un backlog. Personne ne sait ce qui a ete approuve, differe ou rejete.
Comment le detecter : Le Funnel comporte un nombre croissant d'opportunites bloquees aux stades "valide" ou "planifie". Les equipes cessent de soumettre des opportunites parce qu'elles n'ont jamais de retour. L'Office passe la majeure partie de son temps a revoir le backlog au lieu de prendre des decisions.
Comment y remedier : Chaque Office doit se conclure avec trois sorties claires : ce qui est approuve (ressources allouees), ce qui est differe (avec une raison et une date de revision) et ce qui est rejete (avec un retour a l'equipe). Une opportunite sans decision est pire qu'une opportunite rejetee -- au moins le rejet libere l'equipe pour passer a autre chose.